IL DOMENICALE – Siamo AIAC Servizi, una società di Management e Consulenza Informatica. Dopo oltre 20 anni vissuti all’interno di aziende private, oggi mettiamo quell’esperienza pratica al servizio della Tuscia. Uniamo studio costante e conoscenza del campo per supportare attività, enti e professionisti nella gestione aziendale e nell’innovazione digitale.

Data l’attività che svolgiamo spesso ci fanno delle domande inerenti al nostro lavoro. Di recente ci è stato chiesto: “Come possiamo gestire le notifiche senza esserne schiavi? Esiste un metodo per filtrare il rumore e proteggere la nostra produttività durante una giornata lavorativa?”.

Avete mai fatto caso a quante volte, nell’arco di una singola ora, lo schermo del vostro smartphone si illumina? O a quante volte, durante una riunione importante, l’attenzione di tutti viene frammentata da un vibrare costante sul tavolo? Viviamo immersi in un flusso informativo incessante. Le notifiche, nate per tenerci connessi, sono diventate il “battito cardiaco” irregolare della nostra giornata. Tuttavia, c’è una grande differenza tra informazione e disturbo. In AIAC Servizi vediamo ogni giorno come la gestione di questo flusso sia diventata una competenza fondamentale — e quasi sempre trascurata — per chiunque voglia mantenere alta la propria produttività.

Per riprendere il controllo, dobbiamo imparare a categorizzare gli input che riceviamo. La nostra soglia di attenzione è di natura limitata, infatti ogni volta che la interrompiamo, paghiamo un “costo di riaggancio cognitivo” che riduce la qualità del nostro lavoro. Il punto di partenza è il capire un concetto fin troppo ovvio: non tutte le notifiche sono uguali, e trattarle come tali è l’errore principale che commettiamo ogni giorno.

Le “inutili” (il rumore bianco): sono la stragrande maggioranza. Newsletter a cui non ci siamo mai iscritti consapevolmente, notifiche di social network che ci ricordano attività altrui, aggiornamenti di app che lavorano in background, ecc. Sono il “junk food” dell’attenzione e consumano spazio mentale senza offrire alcun nutrimento professionale. Le “utili” (il supporto): qui rientrano le notifiche di calendario, i promemoria di scadenze imminenti o gli aggiornamenti di task, che ci aiutano a pianificare il lavoro. Queste notifiche servono a tenerci in carreggiata, ma diventano un problema se il nostro metodo di lavoro si basa esclusivamente su di esse, rendendoci dipendenti dall’esterno. Le “importanti” (il segnale): sono le comunicazioni dirette. L’emergenza di un cliente, la richiesta specifica di un collaboratore su un progetto critico, il problema che richiede risoluzione immediata. Ed è questo il vero segnale che deve emergere dal rumore. Il paradosso del professionista moderno è che spesso ci sforziamo di disattivare le notifiche push sul telefono, ma restiamo vittime di notifiche analogiche equivalenti. Quante volte il lavoro viene interrotto da un collega che bussa alla porta per una domanda che avrebbe potuto essere un’email? O da una telefonata non urgente che rompe il flusso di un compito complesso? E così via.

Il problema non è lo strumento in sé, ma la mancanza di confini. Se non proteggiamo il nostro tempo, nessuno lo farà per noi. La distrazione, sia essa digitale o fisica, non è mai un evento isolato. La distrazione, quindi, è un difetto di processo. Quando non abbiamo un metodo rigido per filtrare gli input, lasciamo che sia il mondo esterno a dettare la nostra agenda, finendo la giornata con la sensazione di aver fatto tanto, ma di non aver concluso nulla di realmente significativo. La ricerca psicologica insegna che, dopo un’interruzione, il nostro cervello impiega in media dai 15 ai 20 minuti per tornare al livello di concentrazione precedente. Questo significa che, se riceviamo una notifica “inutile” ogni mezz’ora, matematicamente non raggiungeremo mai quello stato di “deep work” (lavoro profondo) necessario per risolvere i problemi complessi, progettare strategie o produrre contenuti di valore. In AIAC Servizi, abbiamo visto spesso aziende bloccate in una “reattività ansiosa”: si lavora a tutta velocità, ma correndo sul posto, si risponde a tutto, costruendo poco.

Come possiamo invertire la rotta? Non serve diventare eremiti digitali o analogici, ma serve diventare più “titolari” del proprio ambiente. Ecco tre passi pratici per proteggere il vostro valore professionale: Il “Batching” (l’arte del raggruppamento): smettete di reagire al “bip”. Raggruppate le comunicazioni in blocchi temporali definiti (es. 9:30, 14:00, 17:30). La vostra mente vi ringrazierà per non dover subire il multitasking cognitivo. Il Protocollo di Triage: applicate un filtro rigoroso. Disattivate ogni notifica che non sia una chiamata diretta o un alert critico. Se un’app non vi serve per lavorare, non deve avere il permesso di disturbarvi.

La creazione di zone protette: identificate i momenti della giornata in cui la vostra concentrazione è massima. In quegli slot, mettete il telefono in modalità “Non disturbare” e chiudete le chat di gruppo. Proteggere questi 90 minuti al giorno cambierà radicalmente la qualità del vostro output professionale.

Gestire le notifiche non significa isolarsi dal mondo, né diventare irraggiungibili. Significa, al contrario, diventare più presenti. Quando scegliamo attivamente a quali stimoli rispondere e in quale momento farlo, passiamo da una condizione di sottomissione al flusso digitale ad una di proattività consapevole. In un’epoca dove l’attenzione è diventata la risorsa più scarsa e preziosa che abbiamo, imparare a dire “no” a una notifica inutile è il primo, fondamentale passo per dire “sì” al proprio lavoro, alla propria qualità della vita e al successo professionale che ognuno di noi persegue.È anche questa la missione che portiamo avanti ogni giorno in AIAC Servizi. Noi la tecnologia la viviamo, la studiamo e la implementiamo, ma con una consapevolezza diversa: quella che gli strumenti digitali debbano essere al servizio dell’uomo, e non il contrario. Il nostro lavoro consiste nell’intervenire sulle inefficienze aziendali, non per spingere le persone a correre di più o a produrre freneticamente, ma per permettere loro di lavorare meglio dando un valore aggiunto alla loro attività.

Se vuoi migliorare la tua attività e la qualità del lavoro dei tuoi dipendenti, o semplicemente avere un confronto con noi in merito alla nostra idea di Management, contattaci al numero 3793544697, scrivici all’indirizzo mail info@aiacservizi.it oppure visita il nostro sito aiacservizi.it.